Vendor Rating: strumento di valutazione della performance per la propria catena di fornitura
Facendo una rapida ricerca sul web o documentandosi su libri, articoli, etc., potremmo trovare una molteplicità di definizioni su cosa sia il Vendor Rating, e tutte punterebbero in un’unica direzione, ovvero “valutare il fornitore”.
1. Cos’è il Vendor Rating?
Il Vendor Rating è una valutazione globale e comparativa dei fornitori attivi, presenti all’interno della propria vendor list. Potrebbe essere paragonato alle olimpiadi, dove il buyer fungerebbe da arbitro di gara, il quale, predisponendo gli atleti (fornitori) sulla linea di partenza, decreterebbe i punti accumulati nelle diverse tipologie di sport (quality, costs, delivery, etc.) e la classifica (vendor rating).
Il Vendor Rating è un’attività che assegna prima di tutto un' “identità” per ogni singolo fornitore, permettendo al buyer di effettuare scelte consapevoli inerenti l’acquisto di materie prime e dei servizi offerti.
La domanda che sorge spontanea in questo contesto è: “quali sono i criteri di valutazione?”.
Da recenti studi è emerso che all’aumentare dell’intensità e complessità della relazione con il fornitore, aumentano i criteri stessi di valutazione (potenzialità tecnologiche, potenzialità finanziarie, fattori relazionali, etc.), anche se esistono alcune categorie indipendenti dal tipo di relazione instaurata, come per esempio il prezzo, la qualità e la tempistica, punti cardini di un’azienda. Un fornitore, pertanto, dovrà assicurare la giusta qualità, nella giusta quantità, nel tempo giusto e al prezzo giusto, per ottenere una valutazione che soddisfi gli standard stabiliti in fase di contrattazione con l’azienda cliente.
La vera domanda che però bisogna porsi è: quali vantaggi il Vendor Rating fornisce ad entrambi i protagonisti dell’asse buyer-vendor?
2. Il Vendor Rating dal punto di vista del buyer
Innanzitutto, il buyer sente la necessità di costruire un vendor rating per monitorare le aree che comportano un aumento del valore aziendale, traducibile sia in termini economici, ovvero riduzione dei costi ed aumento fatturato, sia in termini di visibilità, ovvero vantaggio competitivo.
Il vantaggio competitivo può essere generato anche dall’alta qualità di beni e servizi, dalla tecnologia, dalla riduzione del tempo di ciclo d’ordine e dall’allineamento operativo delle aziende.
Altro fattore determinante è la gestione delle prestazioni, che permette al cliente di focalizzarsi su attività a valore aggiunto, riducendo le risorse impegnate nel risolvere i problemi generati da cattive prestazioni, come ritardi ed incompletezza nelle consegne, difetti o eccessi scorte a magazzino.
Anche la periodicità con cui viene effettuata la valutazione risulta essere importante, poiché vengono così monitorate le non conformità dei fornitori attivi per ottenere un miglioramento continuo. Il buyer usa questa metodologia per porre fornitori appartenenti a classi di natura merceologica differente alla base del vendor rating, introducendo così i concetti di “confrontabilità” e di “omogeneità”, diametralmente opposti ma che trovano un punto in comune in questo tool.
La confrontabilità tra i diversi attori del VR fornisce un’ulteriore opportunità al buyer: permette da un lato l’identificazione di fornitori con maggiori capacità d’innovazione e migliora le relazioni con quelli chiave, mentre dall’altro elimina dalla lista i fornitori, quando richiesto, con prestazioni al di sotto dei livelli stabiliti.
Il buyer deve creare il vendor rating nell’ottica dei propri interessi; deve individuare, quindi, non tutti i KPI (Key Performance Indicator) presenti in natura, ma solo quelli “necessari” al monitoraggio delle attività generatrici di valore aziendale.
La scelta di cosa valutare e come valutare richiede un processo di ricerca che coinvolga chiunque in azienda; quindi il “coinvolgimento” e la partecipazione di persone esperte operanti in settori differenti che vanno dalla logistica fornitura alla gestione reclami, ect, portando ad un contributo informativo per il raggiungimento di una performance “eccellente”.
Le informazioni devono essere coerenti con il piano strategico e decisionale dell’azienda. Informazioni che permettano ai buyer di effettuare scelte e decisioni sul lungo e breve termine, rispettando sempre l’ottica QCD. Informazioni che permettano di capire che è arrivato il momento di interrompere il rapporto con il fornitore e che siano promotrici per la scoperta di nuovi vendor.
3. Il Vendor Rating dal punto di vista del fornitore
Per il fornitore, invece, il miglioramento delle prestazioni è fortemente condizionato dalla presenza di un sistema di misurazione e monitoraggio delle performance.
Diversi studi hanno dimostrato, in primo luogo, che il miglioramento più evidente è ottenuto in termini di prezzo, puntualità delle consegne e qualità di fornitura e, in secondo luogo, che i fornitori offrono migliori prestazioni se “misurati”, dimostrando la veridicità della famosa affermazione “puoi gestire, ciò che puoi misurare”.
In altre parole, i fornitori lavorano meglio per il fatto di sapere di essere valutati, attraverso un sistema oggettivo e strutturato, e per il fatto di sapere anche su cosa sono valutati; ciò implica che questo strumento di valutazione debba essere facilmente leggibile anche da parte del vendor.
Il vendor rating mostra la reale posizione del fornitore nel ranking, permettendo di confrontare l’andamento della performance del singolo in relazione agli standard richiesti dal buyer ed in relazione alla performance degli altri fornitori, aumentando così la “competitività”.
Competitività, traducibile in “essere il migliore”, quindi in miglioramento e solidificazione dei rapporti con il cliente, maggiore visibilità e, dunque, più richieste da parte del mercato.
Il fornitore deve soprattutto capire chi ha di fronte; deve assumere la “consapevolezza” di cosa il cliente voglia, quali siano gli standard richiesti e quale sia il comportamento acquisito dal cliente. Per rispondere a ciò, dovrà quindi provvedere all’utilizzo di strategie e di piani strategici volti al miglioramento interno continuo che troveranno fine solo quando si avrà raggiunto una performance in grado di superare non solo i competitor, ma anche se stessi.
4. Conclusioni
Il Vendor rating dovrà quindi essere uno strumento capace di fornire i feedback di tutte le aree analizzate in un solo tool:
- capace di fornire una visione globale di come il fornitore lavora;
- che permetta di implementare azioni specifiche volte alla correzione dei «punti deboli» di performance;
- che minimizzi la soggettività nella scelta e nella selezione del vendor.
Tale strumento dovrà essere “comunicativo”, di semplice lettura ed interpretazione; che permetta di mantenere sempre viva ed accesa non solo la relazione tra buyer-vendor, ma anche la competizione tra vendor-vendor.
